Terres Inconnue


Points de vue

Comment prendre des décisions dans un environnement complexe

Cette note a pour objet de montrer à partir d’un exemple concret comment, dans un contexte particulièrement complexe et incertain, on peut arriver à prendre des décisions très concrètes grâce à l’animation en intelligence collective d’acteurs représentatifs de visions et d’intérêts variés.

Contexte
Le sujet du séminaire est très complexe ; on étudie à la fois une situation présente sur laquelle chaque intervenant n’a qu’une vision partielle car elle est complexe, et on cherche à se projeter loin dans le futur, dans les années 2040 à 2050, avec de très nombreuses incertitudes.
De plus, le thème abordé est politique, met en jeu des visions et des intérêts différents , voire divergents quant aux projections sur l’avenir.

Participants
Ils viennent d’organismes différents, certains liés à l’état et à la région, d’autres d’entreprises publiques et de bureaux d’études. 20 personnes environ, qui se connaissent presque toutes car elles se voient régulièrement dans le cadre de projets communs.

Objectifs
La réunion a été lancée pour cadrer une étude qui concerne l’ensemble des participants, soit en tant que demandeurs et financeurs, et/ou en tant que contributeurs.
Les objectifs partagés par l’ensemble des participants sont les suivants :
Partager une vision commune du thème abordé, aujourd’hui et dans le futur
Comprendre ce que chaque acteur attend de l’étude
Se mettre d’accord sur le sommaire et le cahier des charges de l’étude ainsi que sur son pilotage
Mettre à plat les domaines de convergence et ceux de divergence
Derrière ces objectifs explicites, il nous semble déceler deux autres types d’attentes :
Pour certains acteurs, faire une réflexion en profondeur pour se convaincre ou non de l’intérêt du sujet
Réunir les acteurs possédant la somme des connaissances du sujet et les faire échanger en intelligence collective pour obtenir une valeur ajoutée sur le sujet qu’aucun cabinet extérieur susceptible de faire une étude ne possède.

Règles du jeu
Les quelques règles énoncées en début de journée sont classiques pour une réunion en intelligence collective. Pour autant, elles sont nouvelles pour certains acteurs, et semblent à la fois rassurer les participants et être bien acceptées.
La présence demande, au-delà d’une simple présence physique, écoute active et participation. Portables en mode vibreur, sortir de la salle si on est pris par un problème urgent à régler, …
Responsabilité de ce que je dis, de ce que je ne dis pas, du temps que je prends pour le dire, du temps que je laisse aux autres pour qu’ils s’expriment, d’être là où j’apporte le plus de valeur ajoutée, en particulier dans les travaux en sous-groupes….
Bienveillance même vis-à-vis de ceux qui expriment des opinions différentes ou opposées ; conscience du fait que je détiens seulement une partie de la vérité, …

Partage des attentes
La journée débute par un bilan présentant clairement les questions qui se posent.
Le premier tour des attentes permet à chacun de s’exprimer et de partager ce qu’il souhaite de la journée. Cette phase réalisée debout, en cercle, autour de la présentation du bilan, permet un moment d’inclusion pour que chacun se reconnaisse et montre physiquement comment la journée va être différente, animée en intelligence collective.

1ère étape : partager les visions
Cette étape est essentielle, et c’est reconnu par l’ensemble des participants, avant d’aborder la suite. Il s’agit de partager les connaissances et le point de la situation vu par chacune des entités représentées dans la salle.
La Place du Marché est un mode d’animation qui consiste à remplacer les traditionnelles projections vidéo (les fameuses ppt !) par des affichages sur les murs d’éléments descriptifs essentiels à la compréhension et au partage de la vision (schémas, résultats d’étude, points d’attention, affichage des présentations). La seule vidéo-présentation acceptée consiste en une construction progressive d’un schéma qui, présenté en tant que tel dans sa version finale, ne serait pas du tout explicite. 5 visions provenant chacune d’un organisme différent, sont affichées sur les murs.
Les facteurs-clés de cette étape
Préparer en amont cette étape en l’expliquant au sein de chaque organisme, en obtenant son accord sur le style de l’animation, en accompagnant les acteurs sur ce qu’ils pourraient apporter comme contribution utile au sujet, en limitant les documents à préparer de façon spécifique pour se concentrer sur la collecte et la sélection de l’existant.
Limiter la présentation de chaque acteur à 10 mn (6 présentations en tout) : en l’empêchant d’entrer dans les détails, le présentateur doit se consacrer à l’essentiel. Il peut considérer que c’est un appauvrissement compte tenu de la complexité du sujet abordé, mais c’est essentiel pour que l’ensemble des acteurs puisse assimiler en une matinée 5 visions différentes de la leur.
Comme les présentations sont affichées sur les murs, le groupe se déplace progressivement dans la salle pour y assister : c’est une manière de garder l’attention, de physiquement passer d’une vision à l’autre et de permettre aux participants de se « frotter »  les uns aux autres, et en alternant les positions assises et debout.
Grâce au temps gagné sur les présentations, il est possible de consacrer à la fin des présentations  un temps totalement libre de 45’ qui permet à chacun d’approfondir le ou les points qui l’intéressent personnellement

2ème étape : élaborer un plan d’action concret et partagé

Cette étape est délicate car elle oblige les acteurs à passer par le processus suivant :
1. En ateliers en sous-groupes
Expliciter les demandes et propositions de chacun tout en tenant compte de celle des autres. Cette étape est largement facilitée par le partage des visions. Elle demande néanmoins que chaque participant soit conscient du temps qui passe, que les extravertis laissent de la place aux introvertis, les leaders aux équipiers.
Organiser l’ensemble des demandes sous forme d’un compte-rendu d’atelier : ceci implique que la personne qui note et fait la synthèse soit à l’écoute de toutes les opinions.
Les règles facilitant le travail
Lorsqu’un participant est partagé entre plusieurs groupes de travail, lui proposer de passer une partie de son temps dans chacun des groupes
Certains groupes se scindent après avoir élaboré une première trame en commun
Des groupes de petite taille (2 à 3 personnes) peuvent produire des propositions très intéressantes. Néanmoins, grâce à la règle précédente, ils peuvent bénéficier de l’apport même partiel de personnes ayant des visions différentes.
La durée des ateliers doit être limitée à 1h, suffisamment longue pour permettre une avancée constructive (si ce n’est pas le cas, ça veut dire qu’il y a un vrai problème sous-jacent à traiter par ailleurs), suffisamment courte pour laisser du temps au travail collectif.
2. Présentations
Garder la règle des 10’, échanges et questions comprises : se concentrer sur l’essentiel
3. Définition des priorités
A l’issue des présentations, il paraît clair que l’étude ne pourra pas répondre à toutes les demandes. Nous posons les questions suivantes :
Quelles sont les priorités ?
Sur quels critères décider des priorités ?
Cette discussion ouverte en plénière qui dure 45’ permet de faire le point sur :
Les différents regards qui paraissent essentiels pour que l’étude soit pertinente
Dans chacun de ces regards, quels sont les critères qui permettent de définir les priorités entre toutes les demandes
L’animation consiste à donner régulièrement le timing et à débloquer les débats fermés pour avancer sur d’autres points à aborder.
4. Organisation de la suite
La suite est organisée de la façon suivante :
a. On demande aux contributeurs quels éléments de connaissance ils peuvent apporter au dossier et quand
b. Un groupe de travail multi-organisme est constitué pour faire une proposition concrète de cahier des charges de l’étude à faire circuler à l’ensemble des participants, avec une date limite de réponse.


Eléments d’animation
3 éléments d’animation ont contribué à la réussite de ce séminaire
1. La disposition de la salle
Lorsque nous sommes arrivés, la salle était installée de façon classique avec des tables et des chaises disposées en U. Nous avons ôté les tables, en gardant uniquement les chaises afin de rendre l’espace plus flexible et les échanges plus directs. Ainsi, les participants pouvaient aisément se déplacer d’un lieu de présentation à l’autre.
Au fur et à mesure de l’arrivée des participants, nous notons leurs noms et fonctions exactes afin de pouvoir les insérer dans le compte-rendu (pas facile à obtenir avant la réunion) et nous commençons à installer les affichages sur les murs. Une aide logistique est alors extrêmement précieuse afin que les animateurs puissent se concentrer sur l’accueil des participants et les derniers éléments de préparation de l’animation.
2. L’inflexibilité sur la gestion du temps
Pour faciliter l’application de cette règle, des panneaux indiquant 5’, 2’, 1’ et fin étaient présentés aux intervenants afin de leur faciliter leur gestion du temps. Si l’apparition de ces panneaux peut être diversement appréciée au début de la journée, les participants conviennent à la fin que ça permet une bonne gestion globale et un équilibre entre présentations et échanges. Notre expérience nous permet d’affirmer que peu de gens sont capables de gérer leur temps convenablement au cours d’une présentation, qu’ils se laissent souvent embarquer dans des détails, ce qui nuit considérablement à l’efficacité du temps collectif.
Que ce soit lors des travaux et sous-groupes ou pendant les séances plénières, le rappel régulier du temps qui passe permet à chacun d’assumer la responsabilité collective du temps consacré à chaque sujet.
3. La règle du post-it
Nous nous sommes interdit de prendre en note les échanges : au début de la journée, nous avons distribué des post-its, une couleur différente par organisme, en demandant à chacun de noter de façon lisible et explicite toute remarque qu’il souhaitait voir apparaître dans le compte-rendu, exprimée ou non, et ce à tout moment de la journée (vision, ateliers, …) et de l’afficher à l’endroit où il avait du sens. En conséquence :
Ceci oblige les participants à synthétiser et à clarifier chacune de leur intervention
Les participants ne sont pas obligés de tout exprimer à voix haute : même s’ils sont pris par le temps, leur contribution sera prise en compte
Chacun d’entre nous a « l’esprit d’escalier » : le post-it permet contribuer à une réflexion alors que le groupe est déjà sur un autre sujet
La contribution écrite représente un engagement ; elle oblige à se poser et se concentrer pour donner de la valeur à sa pensée
Enfin, ceci permet d’éviter toute interprétation de la part des animateurs et l’élaboration très rapide du compte-rendu

Les réactions des participants
L’impression d’avoir bien avancé, d’avoir atteint les objectifs
La capacité à découvrir et/ou mieux comprendre le point de vue des autres participants
L’envie de faire  différemment, de sortir des revues de projets classiques, dont les processus sont considérés comme trop rigides, pour aller vers le type d’animation vécue au cours de cette journée